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Tipps und
Tricks im Kantorat

 



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Vorbemerkungen:

• Diese Empfehlungen beziehen sich stark auf den Beruf als Kantor/in: Im Bezug auf das Kirchenmusik-Studium ergeben sich Abweichungen.
• Viele Hinweise sind allerdings von allgemeiner Natur und auch für andere Berufsgruppen sinnvoll (Arbeitsorganisation, Büroorganisation etc.)
• Manche Tips erscheinen doppelt, da sie nicht nur einer Kategorie zuzuordnen sind. Vieles greift auch ineinander (z.B. Konzertorganisation-Öffentlichkeitsarbeit-Sponsoring).
• Diese Liste wird ständig aktualisiert. Ergänzungsvorschläge bitte per an den Autor

Inhalt:

1. Einführung

2. Arbeitsorganisation

3. Büroorganisation

4. Chormanagement

5. Konzertorganisation

6. Kommunikationspraxis

7. Öffentlichkeitsarbeit

8. Sponsoring

9. Orgel und Instrumente

10. Computer und Internet

11. Projekte (Beispiele)

12. Schlußbemerkungen

13. Handbibliothek

14. Weiterführende Literatur

15. Anhang: Beispiele für Formulare

1. Einführung

70 % der Arbeitszeit eines Kantors besteht aus organisatorischen Vorgängen. Wenn man diesen Anteil verringern kann, dient das der Zeit zum Musizieren.

Daraus folgt:

Zeit für Organisatorisches verkürzen!

Das wichtigste Hilfsmittel dazu ist eine gute Organisation (System), sie ist auf Vorrat gelegte Zeit. Außerdem gibt es Regeln und Hilfsmittel, die Kreativität erst ermöglichen.

Außerdem gilt:

Diese Tips nur zu lesen, ist Zeitverschwendung. Sie auszuprobieren ist besser. Am Besten aber ist: Eigene und neue Erfahrungen machen. "Tips und Tricks im Kantorat" ist nur eine Eselsbrücke auf diesem Weg. Ein indisches Sprichwort sagt: "Wer ein einziges Senfkorn zerbeißt, weiß mehr von seinem Geschmack als jemand, der eine Elefantenladung Senfkörner sieht."

Hier schon einmal ein erster Tip:

Den Kauf wichtiger Arbeitsmittel nicht als "Luxus" oder "Spielerei" ansehen. Beim Werkzeugkauf achtet man auch auf Qualität. Mit guten Arbeitsmitteln organisiert zu sein, ist ein Gewinn für das ganze Leben (und macht Spaß).

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2. Arbeitsorganisation

Persönliche Einstellung

• ein Freund der Effektivität werden!
• "Nein" sagen lernen.
• Eigenen Typ herausfinden: Fester (zuverlässig, prinzipientreu) oder fließender (spontan, flexibel) Typ? Der eigenen Neigung entsprechend leben - mit den Vorzügen "wuchern", die Nachteile nicht dominieren lassen
• Eigenen Lebensrhythmus herausfinden: Abend- oder Morgenmensch? Nach eigenem Rhythmus leben.
• Leistungskurven kennen: Leistungshoch bei den meisten Menschen gegen 11 Uhr und 16 Uhr. Wichtige Arbeiten, die Konzentration erfordern, zu diesen Zeiten einplanen.
• Ständige Hintergedanken:
  tu es gleich!
  Delegieren möglich?
  tu es so, daß es beim nächsten Mal schneller geht (für Routinevorgänge: Checklisten abarbeiten)
  jedes Blatt Papier nur einmal in die Hand nehmen (nichts ewig umschichten)
  Reserven einplanen
  nicht sagen: "Ich will vorher noch diese oder jene Kleinigkeit erledigen" (riecht nach Aufschieberitis)
  das Unangenehme zuerst!
• Stimmung/Lust immer ausnutzen, wenn man Lust am Aufräumen (Ausmisten), Üben, Planen usw. hat!

Zeitplanung

• "Aufschieberitis" - dagegen hilft:
  Aufgabenliste (im Planungsbuch) machen, überlegen, ob es überhaupt getan werden muß, große Aufgaben in kleinere teilen, sich selbst Termin setzen, sich nach Erledigung unangenehmer Aufgaben belohnen. Meistens reicht schon ein befriedigtes Abhaken oder Durchstreichen erledigter Aufgaben.
• 10-Minuten-Polster:
Termine nicht zu dicht legen (z.B. zwischen Kinderchor und Orgelunterricht).

oder:

• Nur 60 Prozent der täglichen Arbeitszeit verplanen. 40 Prozent sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und Spontanes (dann kann man auch einmal etwas länger Orgel üben).
• Aufgaben in "Päckchen" zerteilen.

 

• Briefe sofort beantworten (beantwortet werden müssen sie); je länger man das hinausschiebt, desto größer wird die Bürde.
• Delegieren: Was können andere besser als ich (und mit mehr Zeit und Ehrgeiz)?
• Wartezeiten sinnvoll ausnutzen: Entweder gedanklich an einer Sache weiterarbeiten, deren Notizen/Stichworte man im Planungsbuch bei sich hat - oder für alle Fälle eine Fachzeitschrift mit sich führen.
• Nicht vielerlei gleichzeitig tun (das ist leider oft unumgänglich: Wichtige Telefonate, die die momentane Aufgabe unterbrechen und sofort nachbereitet werden müssen).
• Tagesplan am Abend vorher für den nächsten Tag machen, möglichst detailliert; Erfolgserlebnis durch kontrolliertes Abarbeiten (dazu sich evtl. abschirmen!).
• Termine ablehnen: Auch private Termine fest in Kalender eintragen; ebenso Übezeiten eintragen und einhalten.
• Sitzungen mit voraussichtlicher Überlänge: Am Beginn einer Sitzung dem Sitzungsleiter sagen, wieviel Zeit man für den Besuch der Sitzung eingeplant hat. Unbedingt erwähnen, daß man danach noch einen weiteren Termin hat. (daß dieser Termin das Üben an der Orgel, der wöchentliche Großeinkauf mit der Familie oder Schwimmengehen mit den Kindern ist, muß niemand wissen). Wenn es der Inhalt der Sitzung erlaubt: Sitzung pünktlich verlassen, auch wenn sie noch nicht beendet ist.
• Wochen/Monats/Jahresübersicht: Nicht nur Taschenkalender verwenden. Auf einem Wandkalender (Jahresplan) stellt man viel schneller Terminballungen, Leerlaufzeiten (für Urlaub) und eventuelle Terminkonflikte fest.
• Zeit des Suchens bestimmter Unterlagen verkürzen durch gute, systematische Ablage.

Arbeitstechnik

• Bücher wiederfinden: oft hat man ein Kantorenexemplar in einem Stapel gleicher Ausgaben von Noten. Deutlich als Kantorenexemplar kenntlich machen durch große, auffällige Aufschrift auf Titelseite, bei dicken Bänden auf dem Schnitt stempeln.
• Einfälle, Gedanken sofort in einer Ideensammlung (z.B. im Planungsbuch) notieren.
• Jahreskalender in der Nähe des Telefons.
• Planungsbuch (eine bessere Bezeichnung ist mir nicht eingefallen): Gemeint ist etwas anderes als ein Taschenkalender, nämlich ein tragbare kleine Datenbank mit Rubriken für Termine, Adressen, Informationen (z.B. Liturg. Kalender), Notizen und Einfälle als Ringbuch, Filofax, elektronischer Organizer.
• Abkürzungen verwenden für häufig gebrauchte Wörter (nur bei eigenen Aufzeichnungen im Planungsbuch), z.B. das Autokennzeichen für einen Ort, "GD" statt "Gottesdienst", "MK" für "Marktkirchengemeinde", "KM" statt "Kirchenmusik" usw.
• Notizmöglichkeit: Ständige Notizmöglichkeit haben für Einfälle zwischendurch (z.B.: Rubrik im Taschenkalender, Filofax, Organizer).
• Kategorien: Im Notizbuch (Planungsbuch) Kategorien einteilen, damit man bestimmte Notizen schnell findet (Kirchengemeinde, Kirchenkreis, Studium, Konzerte, Privates, Gedanken, Wunschbücher).
• Kategorien farbig nutzen: z.B. rote Eintragungen im Kalender = Konzerte, schwarz = Gemeindearbeit, blau = Kirchenkreis, grün = privat.
• Projektplanung für längerfristiges Projekt, für das man noch keine Checkliste hat, einen stets griffbereiten Projektplan in Gliederungsform erstellen (z.B. für Examensarbeit). Sinnvoll ist solch ein Projektplan auf einem großen Bogen an der Wand. Mehrmals täglich wird man an das Projekt erinnert, und im "Hinterkopf" entstehen ganz von selbst neue Ideen, Ergänzungen zum Projekt, die man dann sofort an der Wand notieren kann.
• Schreibmaschinenschreiben: Zehn-Finger-System lernen.
  Ein gutes Programm, um mit dem Computer das Zehn-Finger-System zu erlernen, ist Goldfinger 4
• Sitzungen: Eigenes Protokoll machen, auch wenn hinterher eines zugeschickt wird; man hört und liest ja selektiv. Der offizielle Protokollant notiert Dinge, die für mich selbst wichtig sind, vielleicht zu knapp oder gar nicht. Landkartenartige Skizzen mit Stichworten ersparen ausformulierte Sätze.
• Taschen: Verschieden große Taschen verwenden: Aktenmappe, Manager-Koffer, Pilotenkoffer (auch als Lagerplatz für nur 1 x wöchentl. gebrauchte Noten/Unterlagen).
• Taschen: Am Abend vorher Tasche für den nächsten Tag (Morgen) packen: mit "gutem Gewissen" einschlafen.
• Checklisten für Routinevorgänge (Konzertplanung) anlegen.
• Vorlagen erstellen für Plakate, Programme, Probenpläne, Solistenverträge, Gottesdienstprogramme.

Informationsbearbeitung

• Ablage: diverse Mappen, Ordner (systematisch: Arbeitskreise, Veranstaltungen (Konzerte, Sondergottesdienste), Ausschüsse, Etat, Recht und Ordnung, Druckvorlagen, Öffentlichkeitsarbeit, Konzertangebote, bei Schnellheftern Achtung:
  Behördenheftung (von hinten): zuoberst das Älteste, Aktuelles hinten
  Kaufmännische Heftung: (von oben): Aktuelles vorne.
• Anregungen, Ideen, Kommentare zu musik. Werken sofort in die betreffenden Noten schreiben (Aufführungsdauer, Lebensdaten d. Komponisten).
• bei Zeitschriften: Seitenzahlen wichtiger Artikel auf Titelseite notieren.
• Briefkörbe:
  grün - sofort bearbeiten (Briefe)
  gelb - bereits gelesen, kann abgeheftet werden
  rot - muß noch gelesen werden
  
  wichtigste Ablage: Papierkorb
• In Briefen Wichtiges markieren, damit man beim späteren Lesen nicht die Begrüßung/Einleitung wieder lesen muß.
• Kurzbriefe nutzen.
• Lesetechniken:Man muß viel lesen (Fachartikel, Prospekte, Bücher); darum Lesetechniken aneignen zum
  1. Schnell Lesen (das kann man trainieren: Das Auge bleibt beim Lesen einer Zeile mehrmals stehen, es fixiert einzelne Stellen. Die Anzahl dieser Punkte kann man bewußt verringern, dafür den Blickbereich erweitern).
  2. Schnell Wiederfinden: Skizzen, Notizen am Rand machen (z.B. "i" für Information, geschlängelte Linie für Kritik, Striche für Wichtiges, Fragezeichen für Unverstandenes, Ausrufezeichen bei "Aha-Erlebnissen", Kommentare, Aufzählungszeichen (1., 2., 3....), um Gliederung zusammenhängender Abschnitte kenntlich zu machen.

Lernen/Üben

• Zu den richtigen Zeiten lernen (Leistungskurven kennen, Abend/Morgenmensch).
• Lernmethode: Die beste Methode, etwas zu lernen: Es anderen erklären.
• Repetitio est mater studiorum - Wiederholungen zunächst in kurzen Intervallen, dann in immer größeren
• Forschen; d.h. nicht nur ein Buch lesen, ein Werk üben, sondern sich einen Bereich erschließen (Biographie, Werk, Quellenstudium zum selben Thema gleichzeitig).

Verbrauchsmittel

• Bürobedarf am besten dort einkaufen, wo die Gemeinde eine Kundenkarte hat. Sonst muß man immer nachher mit der Gemeinde abrechnen.

• Von allen Verbrauchsmitteln immer mindestens ein Ersatzexemplar haben.

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3. Büro-Organisation

Werkzeuge

• Kommunikation:Telefon, Anrufbeantworter, Fax, eMail
• Papierbearbeitung:
  Großer Locher für dicke Skripte mit Anlagekante
  Langarm-Tacker
  Rechenmaschine mit Ausdruck
  Schreibmaschine
  PC (zum Erstellen von Plakaten, Programmen etc.)
  Tagesmappe
  Enthefter
  Briefwaage
  Schneidegerät
  Beschriftungsgerät
  Geo-Dreieck
  Schere
  Brieföffner
  Stempel und Stempelkissen
  fest stehender Tesa-Abroller
• Ablage
  Vor-Ablage in Körben (siehe"Informationsbearbeitung" bei "Arbeitsorganisation")
  
  grün - sofort bearbeiten (Briefe)
  gelb - bereits gelesen, kann abgeheftet werden
  rot - muß noch gelesen werden
  
  wichtigste Ablage: Papierkorb
  
  endgültige Ablage in
  Hängeregistratur
  Leitzordner (Schlitzhefter)
• Pinnbrett/Magnetttafel:Stelle für wichtige Infos, die nur ganz kurz gebraucht werden (Telefonnummer des Küstervertreters, Urlaubsadresse des Pfarrers...).
• Schreibtischnur als Arbeitsfläche, nicht als Lagerfläche nutzen.
• Schreibtisch:Nur häufig verwendete Geräte darauf stellen: Telefon, PC, Locher, Tacker, Tesa-Film, Taschenrechner, Taschenkalender, Ablage für Stifte, Adressregister.
• Stimmgabelgehört in die Nähe des Schreibtisches (Stiftschale, Nagel in der Wand...), wenn man kein Klavier im Raum hat. Eine weitere Stimmgabel soll am Schlüsselbrett zu finden sein, damit man sie nicht vergessen kann, wenn man zur Chorprobe geht.
  
  
• Kartei aller Tonaufnahmen

Materialien

• Papier
  Briefpapier (mit Briefkopf, Adressfeld und Falzmarken)
  Kurzbriefformular
  Notenpapier
  bunte Papiere für Probe-Ausdrucke von Plakaten/Handzetteln
• Schreiben
  guter und schöner "Lieblingsstift" (z.B. Lamy Swift)
  Vierfarbstift (wenn man mit farbigen Kategorien arbeitet) oder:
  Filzstifte dick und dünn (rot/grün/blau/schwarz für farbige Kategorien) (siehe oben "Arbeitsorganisation")
  Bleistift (Druckbleistift), Radiergummi, Spitzer
  Textmarker (verschiedene Farben)
  
  
• Verbrauchsmittel:
  Wichtig: Von allen Verbrauchsmitteln immer ein Ersatzexemplar auf Lager haben!
  
  Büroklammern, Tesa, Paketband, Heftklammern, Lochverstärkungsringe
  Quittungsblock
  Haft-Notizzettel
  Notenpapier
  Gummiringe (für Plakate)
  Tipp-Ex
  Kleber: Pritt-Stift (ohne Schmier noch schnell ablösbar bei Fehlern), Uhu-Tube
  Rückenschilder für Ordner (zum Einschieben, zum Aufkleben)
  Prospekthüllen
  Sichtmappen
  
  
• Versand:
  Briefumschläge (mit Fenster praktisch, man tippt Adresse nur einmal) C6, C6 lang, C4, C4 mit verstärktem Rücken, gefütterte C4 (ohne Fenster)
  Versandklammern
  Adreßaufkleber (allgemeine und für Pakete)
  Postkarten

Standardwerke

• Wichtigste Bücheram Hauptarbeitsplatz in Griffweite haben: Gesangbuch, Bibel, Wörterbuch, Konkordanzen, Telefonbuch, AVON
• Wichtige Büchernicht in Griffweite, aber in Reichweite:
  "Sag es treffender", Lexika, Musik-Standardwerke (siehe Literaturliste am Ende), PC-Handbücher, Agende, MGG

Notenaufbewahrung

• Noten stets senkrecht aufbewahren; aus einem Notenstapel das unterste Heft (oder gar eines aus der Mitte) herauszuziehen, ist sehr umständlich.
• die jeweils aktuellen Noten der laufenden Chor-Arbeit in der Nähe des Klaviers (Sonderfächer: Chor, Kinder, Posaunenchor, etc.)
• alle weiteren Noten an einer Stelle, wo sie keinen aktiven Raum verbrauchen (Regal tief unten, Archivraum)

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4. Chormanagement

Information

• Chorordnung: Wichtig für neue Mitglieder und bei Jahreshauptversammlung.
• Halbjahresübersicht aller Proben (Damen/Herren/Gesamt) und Dienste (mit Uhrzeiten), Ausflüge etc.
  Aktualitätsdatum
  Eigene Telefonnummer
  Telefonnummer der Stimmführer/des Chorrates
  Probenplan in die Chormappen legen lassen und mit nach Hause nehmen lassen.
• Mitgliederlisteständig aktualisieren, auch an Sänger verteilen.

Noten

• Archivierung: System erstellen (z.B. alphabetisch nach Komponisten, Sammlungen und Werkhefte separat; oder systematisch nach Kirchenjahreszeit), am besten Kombination:
  im Schrank alphabetisch nach Komponisten, Kartei nach Kirchenjahr/Anlaß und alphabetisch.
• Noten "personalisieren": Jeder Mappe eine Nummer zuteilen und den einliegenden Noten dieselbe Nummer geben. Jeder Sänger hat seine Nummer, so läßt sich auch feststellen, wer Einzelnoten noch nicht wieder abgegeben hat.
• Notenaufbewahrung in Jurismappen, Pappschuber, senkrecht stehend (!), aus einem Stapel verschiedener aufeinander liegender ein Heft herauszuziehen, ist sehr umständlich.
• Notenmappen: Unbedingt! Jeder Sänger hat so seine "eigenen" Noten mit seinen Notizen in jeder Probe zur Hand.
• Weihnachtschormappen mit dem gängigen Repertoireselbst zusammenstellen; entweder als Lose-Blatt-Sammlung oder noch besser: Kopieren und binden lassen.

Proben

• Organisatorische Ansagen vorher notieren (am besten in den Tagesprobenplan), nicht auf das Gedächtnis verlassen.
• Anwesenheitsliste führen bei Projekten (oder: Stimmführer).
• Brutto/Netto-Probenzeit bedenken (Zeit für Ansagen, Zuspätkommer, Einsingen miteinkalkulieren).
• Einsingen: Kartei für Einzelübungen aufbauen; dann kann man bei jeder Chorprobenvorbereitung einfach die Übungen zusammenstellen, ohne sich jedes mal bei der Probenvorbereitung neue Notizen machen zu müssen.
• Körperübungen vor den Einsingeübungen evtl. an jemand anderen delegieren.
• mit Bildern arbeiten (Erfolg von WINDOWS durch "Iconisierung"), die Vorstellungskraft der Sänger wird durch Verbildlichung musikalischer Phänomene entscheidend verbessert. Ansagen machen wie z.B.: "Singen Sie diese Stelle wie...", "Denken Sie in diesem Takt an...".
• mit Bleistift proben; d.h. die Sänger sollen sich Notizen machen.
• Pünktlich anfangen, damit die Sänger die Verbindlichkeit des gemeinsamen Arbeitens ernst nehmen.
• Rückwärts proben: Bei schwierigen Passagen mit den letzten Takten beginnen und dann abschnittsweise von hinten nach vorn arbeiten. So kommt man nach schwierigem neuen Abschnitt immer in den Teil, den man schon beherrscht, sozusagen in "gutes Fahrwasser".
• Einstiegsstellen in Stück ansagen: Nie so vorgehen: Zunächst selbst die Takte zählen und dann ansagen "8 Takte vor Ziffer 43", sondern: "Wir beginnen vor Ziffer 43, ich zähle zurück 1-2-3-4-5-6-7-8. Es geht also los bei 8 vor Ziffer 43". Diese Methode hat den Vorteil, daß die Sänger nicht auf das eigene Zählen warten müssen und erst danach anfangen können, die Stelle zu suchen. So können sie gleich mitzählen und haben die Stelle schneller gefunden.
• Oratorien (und andere große Werke): Übersichtsplan aller Sätze für sich selbst machen. Hinter jedem Satz notieren: Dauer, Schwierigkeitsgrad, Bemerkungen (z.B. schwierige Fuge). Auf diesem Plan kann man abhaken, wie oft man welche Teile geprobt hat.

Sonstiges

• "Bereitschaftstasche" mit Singsprüchen und Kanons anlegen. Oft kommt man bei Ausflügen (Grillabend, Wandertag) in die Verlegenheit, mit allen Leuten schnell etwas singen zu sollen. Wenn Ihnen dann sofort nicht etwas einfällt, ist ein leines Mäppchen mit leichten mehrstimmigen Sätzen und Kanons sehr hilfreich

Kinderchor

• Funktionen im Raum festlegen. Kinder betrachten einen Raum emotional. D.h.: In der Spieleecke darf man auch laut sein, im Arbeitsbereich nicht.
• Verhaltensregeln aufstellen, z.B.: Wer dreimal hintereinander unentschuldigt fehlt, darf erst wieder neu aufgenommen werden, wenn alle anderen Kinder zustimmen.

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5. Konzertorganisation

Planung

 

• Planung ca. 1 - 2 Jahre im Voraus
• Zeitlichen Ablauf der Planung festlegen.
• Checkliste aller Aufgaben (mit Terminangaben) erstellen. Ein Beispiel einer Checkliste finden Sie hier: Konzertcheckliste
• Lokalpolitiker um Grußwort bitte (kostenlose Werbung für Politiker und "Aufwertung" der eigenen Veranstaltung)

Generalprobe/Konzert

• Podeste: Podest-AG zum Aufbauen und Tragen von Podesten gründen.

• Bestuhlung für Orchester festlegen.

• Probendisposition für Mitwirkende; daraus geht hervor, in welcher Reihenfolge geprobt wird, wann welche Solisten oder Instrumentengruppen Pause haben. Außerdem können alle Beteiligten mitverfolgen, wieviel schon geschafft ist und wie lange es noch ungefähr dauert. Man spart sich als Dirigent dadurch das Beantworten unzähliger Fragen, was den Ablauf der Probe betrifft. Ein Beispiel einer Probendisposition finden Sie hier: Generalprobe.

• Bewirtung von Orchester und Solisten:Für Getränke (für Gesang-Solisten immer Tee) und einen kleinen Imbiß sorgen, wenn die Generalprobe lange dauert oder Generalprobe und Konzert am selben Tag stattfinden.

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6. Kommunikationspraxis

• Adressen sammeln, sammeln, sammeln!
• Adressen in PC-Programm nach Kategorien sortieren: Total, Gemeinde, Privat, Öffentlichkeitsarbeit, Chor, Kinderchor, Posaunenchor, Instrumentalkreis...
  bei Gemeindeadressen: Pfarrer1, Pfarrer2, Sekretärin, Küster.
• Umgang mit anderen Personen:
  Eigene Position sich vorher klar machen.
  Wieviel Zeit wird der Andere für mich haben?
  Interesse am Anderen zeigen: "Wie war Ihr Konzert?" (Familie etc.)
  Gemeinsam vorausschauen: "Was machen wir gemeinsam in den nächsten Tagen?"
• Körpersprache des Gesprächspartners richtig deuten und die eigene bewußt einsetzen.
  
• Neue Kontakte: Menschen schnell mit ihrem Namen anreden;
  bei Telefonaten mit Unbekannten, sofort deren Namen notieren, damit man sie damit ansprechen kann.
• Vereinbarungen:
  Trifft man mit jemandem eine Vereinbarung, überlegen:
  Sind wir überhaupt zuständig?
  Wer muß noch informiert werden?
  Wer könnte sich übergangen fühlen?
• Kommunikationsweise
  überlegen, ob: hingehen, anrufen, faxen, schreiben?
  Wenn hingehen: Vorher anrufen
  Wenn anrufen: Gesprächsnotiz machen, evtl. nötige Information vor dem Telefonat bereitlegen; bei Anrufbeantworter: benutzen!
  Wenn faxen: Absender und Gesamtseitenzahl nicht vergessen
  Wenn schreiben: Brief, Postkarte; Kurzbrief?
• Briefform:
  Korrekte Anschrift mit Titel
  Korrekte Anrede (Sehr geehrte..., Lieber Herr.., nie: Hallo, Herr XY)
  Richtige Schlußfloskel
  Anlagen nennen
  Gutes Deutsch schreiben (kurze/lange Sätze im Wechsel, Floskeln und Worthülsen vermeiden)
  bei Rundschreiben: Verteiler erwähnen oder andere Adressaten mitnennen.
• Telefonate:
  am besten im Stehen
  bei Anrufen von Fremden sofort deren Namen notieren, damit man sie im Laufe des Gesprächs damit ansprechen kann
  Gesprächspartner ausreden lassen
  wenn man selbst jemanden anruft, zuerst fragen, ob man stört und lieber später anrufen soll.
  Brechen Sie "nichtssagende" Telefonate aktiv ab. Manche Menschen haben mehr Zeit als Sie und sind immer auf der Suche nach Gesprächspartnern. Wenn jemand Ihnen seine Krankheitsgeschichte erzählen will, brechen Sie das Telefonat bestimmt und freundlich ab. Andererseits gilt auch das in der Schlußbemerkung Gesagte. Wägen Sie ab zwischen der Notwendigkeit einer persölichen Zuwendung zu einem Chormitglied, das vielleicht in einer schwierigen Lebenssituation steht, und der Arbeit, bei der Sie gerade unterbrochen werden. Was ist wichtiger?
• Finanzleute: Nicht Geld einfordern, sondern sie um ihre kreative Mitarbeit bitten ("Ich habe da ein Problem...").
• Küster oft schwierig im Umgang; Jahrespläne, Probenpläne, Übeplane an Küster weitergeben; über jegliche Raumnutzung die Küster informieren, auch wenn sie nicht immer alles richten müssen.
• Pfarrer: Vorsicht bei Absprachen mit ihnen, am besten alles schriftlich noch einmal bestätigen! Sie sind Dienstvorgesetzte, nicht Fachvorgesetzte.

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7. Öffentlichkeitsarbeit

• Adressenliste der Lokalzeitungen, Rundfunksender, etc. erstellen.
• Presseverteiler: Adressenliste der Zeitungen als Checkliste für Absenden des Pressetextes anlegen. Ein Beispiel dafür: Presseverteiler.
• Konzerteinladungen: Serienbriefe für Interessierte schreiben.
• Plakate entwerfen: Selbst eine Vorlage entwerfen (oder entwerfen lassen), die man immer wieder mit neuen Text verwenden kann.
• Plakatvorlagen gibt es auch fertig im Handel. Dort läßt man nur den Konzerttext eindrucken oder einkleben.
• Plakate aufhängen: Liste mit bereitwilligen Geschäften erstellen, jemanden verteilen lassen, im Chor verteilen, in Fächer der kirchl. Verwaltungsämter (auch bei der anderen Konfession).
• Plakate aufhängen: Speziellen Tesa-Abroller verwenden: Man kann ihn auf einen Handrücken klemmen und gleichzeitig mit dieser Hand das Plakat festhalten. Die andere Hand reißt die Klebestreifen ab und befestigt das Plakat.
  Arbeitet man mit Heftzwecken auf weichen Untergründen, so kann man einen besonderen Heftzwecken-Drücker verwenden: Das ist ein Griff mit abgewinkelter Fläche, in die die Heftzwecke eingelegt wird. Dieser Griff ersetzt den eigenen Daumen, der sonst immer unter dem Druck leidet. Außerdem lassen sich in diesem Griff die Heftzwecken aufbewahren.
• Plakate, Handzettel: Im Lay-Out identisch gestalten; am besten eine Vorlage in DIN A 4 erstellen und sie dann vergrößern und verkleinern.
• Presse zu Vorproben einladen: Zu Vorproben (z.B. bei Oratorium) am Chornachmittag die Presse mit Fotografen einladen.
• Pressetexte selbst schreiben (Kürzungen mit einkalkulieren), selbst "knallige" Überschrift erfinden. Sonst schreiben die Lay-Outer der Zeitung die Überschrift. Sie überfliegen die Texte nur und formulieren oft Unsinn, z.B. 1994 "Pepping spielt Bach").
• Logo (Firmenzeichen) für die kirchenmusikalischen Dienste entwerfen. Es dient als Erkennungsmerkmal und Leitfaden. Man kann sich ein Logo auch als Stempel herstellen lassen und auf alle Noten stempeln. Ein Beispiel: Logo_Kirchenmusik.

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8. Sponsoring

• Lokalpolitiker: Chor kann städtischer "Botschafter" im Ausland sein. Dafür ist dieser Chor der Beste. Also Bitte um Geld.
• Lokalpolitiker als Schirmherren einer Veranstaltung gewinnen.
• Lokalpolitiker um Grußwort für ein Programmheft bitten (kostenlose Werbung für Politiker), beim 3. oder 4. Mal sind wir "sein" Chor, und er gibt vielleicht mehr Geld.
• Lokalpolitiker darauf hinweisen, daß Sportvereine durch die Kommunen viel stärker gesponsort werden. Z.B. Jahresbeitrag für Familie im Sportverein 120,- im Jahr; hat man aber 3 Kinder in der Musikschule, kostet das im Monat 500,- DM.
• Lokalpolitiker: Musik für Stadtjubiläum in 5 Jahren anbieten, im Nebensatz um jährlich 1.000,- DM bitten, da langfristige Sonderausgabe.
• Selbstbewußt auftreten, nicht nörgeln.
• Unternehmen wegen Zuschüssen anschreiben, große oder dezente Werbung im Programm/auf Plakat anbieten.
• Förderverein gründen.

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9. Orgel

• Umfeld der Orgel: Hierhin gehören:
  
  Hygrometer
  Thermometer
  Stimmgabel
  Nagelschere
  Tesafilm
  Ersatzbirnen für Pedalbeleuchtung
  genügend Notenregale
  Tisch zum Schreiben
  Ersatzschnürsenkel für die Orgelschuhe
  Taschenlampe
• mindestens zwei Gesangbücher, die man nebeneinander auf das Notenpult legen kann (manche Lieder werden auf der folgenden Seite fortgesetzt, oder weitere Strophen stehen auf der nächsten Seite)
• Liturgie für Vertreter (d.h. leicht lesbar, 4stg. Satz)
• Störungsbuch führen
• Übeplan (auch für Pfarrer/Küster)
• Improvisationsmodelle auf Karteikarten notiert und systematisch geordnet (z.B. nach: Intonationen, Choralvorspiele, Begleitformen, alter Stil, romantischer Stil, moderner Stil). Falls man sonntagmorgens einmal überhaupt keinen Einfall hat, kann man sich auf den Karteikarten schnell Anregungen holen.
• Schlüssel der Kirche nur gegen Unterschrift, Unterlagen darüber anlegen.
• Übegebühr von 1,- DM pro Übestunde von den Orgelschülern als Unkostenbeteiligung für Strom (Heizöfchen) ist auch Anreiz, sinnvoll und intensiv zu üben.
• Übe-Ordnung (Schweller auf!) mit Verpflichtung zum Tastenhalten bei Orgelstimmungen
• Einzelunterricht im Posaunenchor: Bei wöchentlichem Einzelunterricht im Trompete- oder Posaunenspiel von den Schülern eine monatliche Kaution von 20,- DM erbitten. Diese Kaution wird an die Schüler zurückgezahlt, wenn der Einzelunterricht zum Erfolg geführt hat, die Jungbläser also im Posaunenchor mitblasen können. Die angesparte Kaution ist dann das Grundkapital für den Kauf eines eigenen Instrumentes.

 

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10. Computer und Internet

• Textverarbeitung mit guter Lay-Out-Funktion, Vorlagen nutzen (Briefvorlagen für verschiedene Funktionen, Faxvorlage, Plakatentwurf, Konzertprogramm, Serienbriefe
• Datenbank für Adreßverwaltung z.B. ACCESS
• Notensatzprogramme: SIBELIUS, SCORE, CAPELLA, ENCORE, FINALE, LIME 
  Guter Artikel von G. M. Göttsche, der diverse Notensatz-Programme vergleicht.
• Internet nutzen für:
  Recherche
  Kontakte
  Präsentation
• Die Seiten für Kirchenmusiker/innen im Internet aufsuchen

 

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11. Projekte (Beispiele)

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12. Schlußbemerkungen

Ordnung ist kein Selbstzweck (es kann allerdings Hobby sein), sondern Mittel zum Zweck.

Man darf nicht dahin gelangen, den nicht eingeplanten Menschen als Störung zu empfinden; im Gegenteil: Ordnung und System können frei machen für Unvorhergesehenes.

Serva ordinem, et ordo te servabit = Bewahre die Ordnung, und die Ordnung wird dich bewahren.

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